Dokumente managen mit HERO
Dokumentenmanagement ist im Handwerk ein wichtiges Thema. Einige Dokumente sollen nur archiviert werden, andere werden hingegen regelmäßig benötigt. Wir zeigen dir, wie Handwerker von der digitalen Dokumentenverwaltung von HERO profitieren können.
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Umfassendes Dokumentenmanagement
Herkömmlich denkt man eher unter dem Begriff „Archivierung“ an dieses Thema, aber Dokumentenverwaltung oder Dokumentenmanagement beschreiben diesen Aufgabenbereich eigentlich besser, weil viele wichtige Dokumente im Handwerk eben häufiger benötigt werden und nicht in einem Archiv verstauben sollen.
Mit der HERO Software können Handwerker alle Dokumente im Tagesgeschäft blitzschnell digital anfertigen, archivieren und dann auch wiederfinden. Wichtig sind dafür besonders zwei Dinge: Zum einen werden alle Dokumente, Nachrichten und Bilder immer schon passend zum entsprechenden Kunden oder Projekt gespeichert. Zum anderen wird ein ausgeklügelter Suchalgorithmus angewendet, der selbst einzelne Buchstabenkombinationen in Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen wiederfindet.
Ergänzung durch mobile Dokumente
Das zentrale Feature Dokumentenmanagement wird durch die mobile Dokumentenerstellung in der HERO App ergänzt, damit Handwerker auch auf der Baustelle immer alle wichtigen Dokumente im Blick haben. Neben dem schnellen Wiederfinden ist besonders die Erstellung von Angeboten oder Rechnungen auf mobilen Endgeräten sehr praktisch.
Mit Drag & Drop können Handwerker ein umfassendes PDF in nur wenigen Schritten erstellen. Die dafür notwendigen Bausteine und Artikelstammdaten können im Büro am Computer vorbereitet werden, um dann vor Ort beim Kunden schneller arbeiten zu können. Mit der Cloud-Technologie bleiben alle Stammdaten immer aktuell. Bei Bedarf kannst du zudem automatisierte Schnittstellen zu einem Großhändler deiner Wahl nutzen und alle Daten via GoBD-konformer Software direkt an die Buchhaltung übertragen.
Dokumente verwalten mit HERO Software
Digitale Archivierung mit starker Suchfunktion
Wie bereits angesprochen, gehört zu einer guten Archivierung auch das schnelle Wiederfinden der gewünschten Dokumente. Bei einer digitalen Archivierung wie in unserer Handwerkersoftware funktioniert das natürlich noch ein gutes Stück schneller.
Bei laufenden Projekten werden alle neuen Dateien oder Dokumente immer passend zum jeweiligen Kunden abgelegt. Wer selbiges Projekt also später einmal aufruft, sieht wie in einem klassischen CRM-System alle bisherigen Interaktionen und Dokumente in einer praktischen Übersicht.
In der allgemeinen Suche kann unser digitales Handwerker-Archiv jedoch ebenfalls mit ganz einfach Eingaben durchsucht werden. Es genügen einzelne Buchstaben eines Namens, Ziffernkombinationen, Satzfragmente und Anschriften oder Telefonnummern bzw. Teile davon, um die dazugehörigen Dokumente zu finden und gegebenenfalls zu exportieren.
HERO: Handwerker Software für Profis